Érico Bueno

O sistema de informações hospitalares (HIS) é uma ferramenta de grande importância para qualquer estabelecimentos de saúde independente de seu porte. Porém a implantação do HIS pode apresentar diversos tipos de problemas através de um longo caminho. Depois de colocado em produção é muito comum ouvir por parte daqueles que utilizam o sistema que a solução escolhida é inadequada ou fica aquém do mínimo necessário. 

O processo de elaboração de uma RFP (request for proposal) é um bom modo de prevenir muitos problemas e fundamental para estabelecer os objetivos gerais, funcionalidades mínimas e requerimentos operacionais que a solução deve contemplar. Permite também que cliente e fornecedor possam se conhecer melhor. Em qualquer RFP é básico fazer uma descrição dos problemas atuais, responsabilidades e expectativas que se esperam resolver com a implantação do novo sistema. Quando não se estabelece isto desde os estágios iniciais aumenta a probabilidade de ineficiência e descontentamento dos usuários com a solução. Outro fato importante de uma RFP que passa muitas vezes despercebido é que além dos aspectos funcionais é importante determinar quais integrações com outros sistemas serão necessárias, possíveis customizações, possibilidades de crescimento, atualizações e indicadores de performance do sistema.

A elaboração de uma RFP é também enriquecedora para as pessoas que participam deste processo possam estimular o pensamento crítico e estratégico. 

Ao escolher um sistema é comum observar uma grande tendência por parte daqueles que estão avaliando um sistema se concentrarem apenas na tela (interface) da aplicação pela facilidade, simplicidade de uso ou somente por questões estéticas. Sem dúvida isto é importante, mas só isto significa muitas vezes ficar na subjetividade e gosto pessoal. Quando se negligência a utilização de uma metodologia de análise robusta contendo métricas e pesos de avaliação fica difícil justificar o investimento que no caso dos sistemas de saúde o preço pode ir de alguns milhares a alguns milhões incluindo o tempo para correções de erros que poderiam ter sido evitados no princípio.

Sem nenhuma dúvida a implantação de um sistema de gestão é crucial onde pode depender todo o sucesso do seu negócio durante muitos anos.

Fatores chaves no processo de elaboração da RFP

• Estabeleça e separe quais são as funcionalidades mínimas obrigatórias e as funcionalidade desejáveis que o sistema deve conter
• Inclua um panorama geral do porte da sua instituição provendo volumes de exames, número de centros ou unidades, total de funcionários por categoria, sistemas existentes e parque tecnológico existente.
• Envolva os profissionais-chaves desde o início do processo
• Solicite a metodologia de implantação ao futuro fornecedor contendo a equipe de projeto, o cronograma de implantação e o plano de treinamento dos usuários
• Obtenha aprovação e compartilhe a responsabilidade com a alta gerência com o novo sistema proposto e as mudanças que serão necessárias